Perpetuamente impegnati, ma con criterio. Produttività, to-do list e obiettivi.

Viviamo movimento perpetuo, costantemente alla rincorsa di obiettivi, con to-do list che non fanno altro che crescere può capitare che alla fine della giornata si abbia l’impressione che non saremo mai in grado di finire tutto quello che c’è da fare o che non si è concluso molto.

Ci si sente come se fossero le giornate a controllare noi e non il contrario. Questa “iper-occupazione” ci distrae dagli obiettivi che hanno veramente priorità e può avere un impatto non trascurabile sul nostro stato emotivo, psicologico e fisico ripercuotendosi anche sulle nostre relazioni. Fortunatamente affrontare le cose in modo pragmatico può aiutare molto.

Tim Ellis for The Wall Street Journal

Tim Ellis for The Wall Street Journal

Concentrarsi su quello che conta:

Sembra empiricamente provato che su 10 attività da portare a termine, due di loro produrranno più risultati delle altre otto. Questa declinazione della regola “80/20″ è sintetizzabile nell’affermazione: “la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause” (considerando grandi numeri). Quando siamo molto impegnati è facile che ci si concentri sul portare a termine il numero di cose più alto possibile piuttosto che spostare l’attenzione sui task che creano i risultati più importanti. Quando avete una lista di cose da fare ponete attenzione tanto alle priorità quanto ai benefici che queste portano una volta completate. Tenersi occupati è in qualche modo una forma di pigrizia. Essere sommersi di cose da fare è improduttivo quanto fare nulla, ed è molto meno piacevole. Bisogna essere selettivi e occuparsi delle cose davvero cruciali. Ignorate o delegate il resto fino a quando non le avete completate.

Riassunto in una frase: “Se hai più di 3 priorità, non ne hai nessuna”.

Oltre ad avere chiare le priorità, investire del tempo per ragionare su come raggiungerete l’ obiettivo prima di stilare una to-do list vi renderà molto durante la fase più operativa del vostro lavoro. 

Non darsi troppo tempo:

Un attività assume maggiore importanza e complessità in relazione al tempo allocato per il suo completamento. Non solo, più viene allocato per terminare un attività e meno è probabile che verrà concluso entro la data prestabilita. Se per lo stesso progetto ci si assegna una settimana è molto probabile che i primi 5-6 siano utilizzati in modo poco produttivo per poi ridursi a fare tutto nel giorno della scadenza. Ve lo dice uno che sono quasi 3 settimane che convive con un to-do etichettato come “update wiki”, un attività non esattamente pianificata ad arte ;P

Con 24 ore per completare un progetto, il tempo a disposizione costringe a focalizzarsi sulla parte più esecutiva, non si hanno altre alternative che lavorare sui suoi aspetti essenziali.
Identificare le attività che contribuiscono maggiormente ai propri obiettivi e pianificarli in deadline corte e ben definite è uno dei migliori supporti a far avanzare i vostri progetti.

 L’impredicibilità del futuro:

Non siamo in grado di sapere quante volte saremo interrotti durante il nostro lavoro. Cose da fare non previste, call non schedulate, email e riunioni non pianificate. Un affare che salta, compagni del team che hanno bisogno di aiuto o necessità di prendere delle decisioni con loro. Una lista di to-do non può gestire i cambiamenti perchè, molto semplicemente,  non possiamo predire il futuro. Con ogni probabilità, nella nostra giornata portiamo a termine molti task per cui non ci diamo credito; segnare ciò che abbiamo portato a termine indipendentemente dalla nostra to-do list è un perfetto strumento di motivazione per il nostro lavoro.

Tool e buonsenso:

Il web è pieno di tool per la produttività che spaziano da semplici to-do list a complessi strumenti di project management. Aiutano a tenere traccia dell’andamento delle attività svolgendo il ruolo di memoria esterna del nostro cervello, felice di non doversi preoccupare di ogni cosa. Ne ho sperimentati diversi e sulla base della mia esperienza personale trovo Planbox molto valido per i team mentre per la gestione delle cose personali mi faccio bastare il Promemoria di Apple e Google Calendar, salvo esigenze particolari fare over-engineering di questa roba non ha molto senso.
Dulcis in fundo, dormite. Il più possibile. Non mi spiego come il raccontare in giro che si è dormito solo 3 o 4 ore sia diventato segno di virilità e coolness ma è una cosa fisicamente debilitante che a lungo andare avrà l’unico risultato di farvi lavorare peggio. 

Bhè che fai ancora lì? Il post è finito, non hai una to-do list da affrontare? ;)

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About Giuliano

An entrepreneur and software engineer who loves internet products. PR and Influencer by nature. Part-time professor. 8 years of experience in project management and software development. I had the opportunity to delve into several specialties: project management, product management, customer development and online communication. I'm now 24/7 committed on Stamplay, a startup I co-founded that will be a life changer for every web designer on earth.